Remboursement et gestion de ses frais de portage, comment faire ?

Tout comme l’auto entrepreneur ou l’indépendant, le salarié porté engage des dépenses inhérentes à son activité professionnelle. En portage salarial, les professionnels portés bénéficient du remboursement de leurs frais professionnels. C’est un avantage indéniable par rapport au statut d’auto entrepreneur qui ne permet pas le remboursement des frais professionnels. Ces remboursements de frais ne sont pas soumis aux cotisations sociales et vont donc augmenter le revenu net du salarié porté. Quelles sont les modalités de remboursement des frais professionnels ? Comment s’occuper de la gestion de ses frais de portage ? Dans cet article, Seven Portage vous explique tout. 

Les différents types de frais

Les frais refacturés ou frais de missions

Les frais de mission sont des frais professionnels liés directement à la mission du consultant, qui sont remboursés par le client. La prise en compte des frais de mission s’établit lors de la signature du contrat commercial entre le client et la société de portage salarial qui emploie le professionnel porté. Ces frais sont généralement des frais de déplacement ou d’hébergement, mais ils peuvent inclure tout type de frais, s’ils ont été négociés avec le client.

Il n’existe pas de limites aux montants pouvant être remboursés en tant que frais de mission. Les remboursements sont versés directement au salarié dès le règlement de la facture par le client.

Si le client refuse de faire certains frais professionnels, il est possible de les faire passer en frais professionnels non refacturables. Ils ne donnent pas lieu à une facture, mais ils peuvent être également remboursés, après validation de leur éligibilité par la société de portage.

Les frais non refacturés ou frais de fonctionnement

Les frais non refacturés constituent les frais professionnels à proprement parler, c’est à ceux qui ne sont pas à la charge du client. Ces frais ne doivent pas dépasser 30 % du salaire brut du salarié porté. Ils ne sont ni imposables ni soumis aux cotisations sociales. Attention tout de même : le remboursement des frais non refacturables dépend des entreprises de portage salarial et des clauses contractuelles. Certaines sociétés prennent les frais de fonctionnement du salarié en charge, alors que d’autres ne le font qu’en partie. Il est donc vivement conseillé au salarié porté de bien analyser le montant des frais de fonctionnement avant de s’engager dans une mission de portage salarial.

Les frais professionnels non refacturables, ou frais de fonctionnement doivent être directement liés à l’activité professionnelle du salarié. Il existe 2 catégories de frais :

• Les notes de frais
• Les indemnités forfaitaires 

Voici la liste exhaustive des autres frais remboursables

Notes de frais

En Portage salarial, les frais professionnels liés à l’activité du salarié porté peuvent vous être remboursés : repas, carburant, connexion internet, espace de travail… C’est un moyen efficace d’optimiser le revenu net, car ce remboursement est exonéré de charges sociales.

Les frais professionnels peuvent être remboursés sous forme de notes de frais, on parle dans ce cas de frais réels ou sous forme d’indemnités forfaitaires.

Pour les notes de frais, il suffit de fournir les justificatifs, avec le montant de la TVA clairement mentionné pour que la note de frais soit éligible. 

TVA déductible 

Lorsqu’un consultant en portage salarial déclare des frais professionnels, il peut récupérer, la TVA (Taxe sur la valeur ajoutée) sur les achats de matériel qu’il effectue. Cet avantage fiscal est identique à celui dont bénéficient les indépendants ayant choisi de créer leur propre structure juridique type SAS, SARL… 

Or, c’est encore assez peu connu, mais les salariés portés en bénéficient également. 

Ticket restaurant

En portage salarial, la facturation du salarié porté est transformée en salaire après paiement des cotisations salariales et des cotisations patronales. En mettant en place une carte restaurant, le salarié porté pourra donc optimiser ses revenus en portage par exemple si la société de portage lui verse 10 € par jour travaillé. Sur un mois, il économisera ainsi 200 €, soit 2400 € par an, dans le respect total des dispositions en vigueur.

La moitié de ce montant est totalement exonérée de charges sociales. 

Forfait repas

En portage salarial, il est possible de bénéficier d’un forfait repas à 19,40 € par jour. 

Le cadre réglementaire a beaucoup évolué au cours de l’année 2021. En effet, le BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale) a étendu ses dispositions aux entreprises de portage salarial. C’est le même dispositif déjà prévu aux intérimaires des Entreprises de Travail Temporaire (ETT) et aux salariés en mission dans les Sociétés de Services en Ingénierie Informatique (SSII). Le salarié porte peut donc bénéficier d’un forfait repas à 19,40 € par jour pendant les 3 premiers mois de mission chez son client.

Ce forfait est simplifié, car il n’a plus besoin de produire de factures de restaurant. Au-delà de ces 3 mois, l’entreprise cliente est considérée comme le lieu de travail habituel du consultant en portage salarial et ce forfait repas n’est plus applicable. Seuls les invitations clients et les repas d’affaires seront alors éligibles en tant que frais professionnels.

Le portage salarial est aujourd’hui, le seul statut d’indépendant qui permet d’être remboursé de ses frais de repas sans factures. 

Frais kilométriques

L’entreprise de portage salarial peut déduire l’indemnité forfaitaire kilométrique dans les limites fixées par les barèmes kilométriques que publient annuellement les services fiscaux dans les deux cas suivants :

• Le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles : salariés itinérants, commerciaux…
• Le salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer le trajet domicile-travail. Cette prise en charge n’est admise que si le salarié est contraint d’utiliser sa voiture personnelle soit à cause d’horaires ne permettant pas l’utilisation d’un autre moyen de transport, soit à cause de l’inexistence des transports en commun.

La déduction ne sera autorisée que si l’employeur peut apporter les justificatifs relatifs au moyen de transport utilisé par le salarié, à la distance effectuée chaque jour, à la puissance fiscale du véhicule et au nombre de trajets effectués chaque mois.

Forfaits de grand déplacement

Le grand déplacement en portage salarial correspond à l’impossibilité pour le salarié porté de regagner chaque jour son domicile du fait de son travail.

Les deux conditions pour que la mission du consultant porté soit considérée comme un grand déplacement sont, au choix, que :

• La distance domicile/locaux du client est supérieure ou égale à 50 kilomètres (pour un trajet)
• Les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance en moins de 1 h 30 (par trajet). 

Le forfait grand déplacement est une indemnité reçue par le salarié porté qui correspond aux dépenses de nourriture et de logement quand sa mission est considérée comme étant un grand déplacement. Il perçoit alors une indemnité forfaitaire qu’il peut utiliser comme il le souhaite pour les dépenses liées à son déplacement professionnel.

Le forfait grand déplacement en portage salarial est donc une solution intéressante pour l’entreprise comme pour le salarié. En effet, le montant étant forfaitaire, la société connaît précisément le coût engendré par un grand déplacement. De plus, quelles que soient les dépenses effectivement faites dans le cadre de la mission, le salarié porté conserve la différence entre le montant perçu et ses dépenses réelles.   

L’optimisation fiscale en portage salarial 

Le portage salarial permet au salarié d’optimiser ses revenus. Il profite des avantages du salarié en termes de protection sociale tout en bénéficiant des avantages de l’entrepreneuriat : déduction des frais professionnels, remboursement de la TVA… L’optimisation fiscale des revenus est un des avantages clefs du portage salarial. L’activité du salarié porté génère de nombreux frais déductibles dans le respect des lois fiscales en vigueur. Ces frais sont facturables ou non au client : déjeuner, transport, sous-traitance, connexion internet, commission d’apports d’affaires… En tant que micro-entrepreneur, ces frais ne sont pas déductibles, en portage salarial, tous ces frais peuvent l’être. Sa rémunération correspond donc aux bénéfices réellement générés par son activité comme dans le cas d’une SAS, SARL… Mais avec les avantages liés au salariat. 

En portage salarial, l’énorme avantage est que les salariés bénéficient du remboursement de leurs frais professionnels. C’est un avantage très intéressant par rapport à l’auto entrepreneuriat qui ne permet pas le remboursement de ces frais. Ces remboursements n’étant pas soumis aux cotisations sociales, il augmente le revenu net du salarié porté.